De Lauwer - Online inschrijvingen
De Lauwer is een organisatie in het vakantiegebied Lauwersoog en beschikt over een zeilschool, verhuurt bungalows en verhuurt de zeilschool-accommodatie aan groepen. Voor de zeilschool worden er elke zomer weken georganiseerd waarin kinderen van 8 - 18 jaar komen leren zeilen. Om de administratie van de inschrijvingen gestructureerder te beheren en een betere communicatie naar de klant toe te verzorgen, is ervoor gekozen om het inschrijven van cursisten volledig via internet te laten verlopen.
In de oude organisatie kwamen inschrijvingen op verschillende manieren binnen bij de zeilschool. Dit kon via email, telefoon, post of via een inschrijfkaart. Om al deze aanmeldingen en de betalingen te beheren werd er veel papierwerk bijgehouden door 1 persoon op 1 plaats. Dit bracht een aantal nadelen naar voren:
- Het werd door 1 persoon bijgehouden, op een manier die volgens die persoon zo was vastgesteld en dus ook maar 1 persoon wist precies wat er speelde.
- De administratie bevond zich op 1 plek en was ook alleen daar toegankelijk.
- Persoonsgegevens werden meerdere malen ingevoerd, wat de kans op fouten in de gegevens verhoogde.
- Het versturen van bevestigingen via de post duurde lang en was kostbaar.
Om deze nadelen uit de weg te helpen is er gekozen om de inschrijvingen zoveel mogelijk via internet te beheren. Er is door Releaz een systeem ontwikkeld waarmee klanten op de website direct online kunnen inschrijven via een stappenplan. Wanneer een klant zich op de website inschrijft worden die gegevens opgeslagen in de administratie en is de kans op verkeerd overtypen niet meer aanwezig. Na inschrijving ontvangt de klant een email met daarin informatie over de aanbetaling. Wanneer de aanbetaling is ontvangen wordt dit door de zeilschool ingevoerd en krijgt de klant automatisch een mail met het resterende te betalen bedrag. Na het ontvangen van het volledige bedrag ontvangt de klant een email met daarin informatie over het begin van de zeilschoolweek en een verwijzing naar handige informatie op de website.
De Lauwer heeft hiermee de volgende nadelen verholpen:
- Door invoer van de gegevens door de klant is de kans op fouten bij overtypen verholpen
- De informatiestroom naar de klant toe verloopt gestandaardiseerd via email en de klant weet precies wat hij/zij moet betalen en wat de status van de reservering is
- De administratie is door meerdere gebruikers via internet in te zien, zodat overal waar men beschikt over internet inzage heeft tot de reserveringen.
Frans Pot - De Lauwer:
Releaz heeft van ons de opdracht gekregen om een nieuwe website te maken, welke zou moeten voldoen aan de volgende eisen:
- Frisse uitstraling voor een jong publiek met een hoog inkomen.
- Eenvoudige indeling en makkelijk zoeken
- Interactie voor wat betreft inschrijven op onze cursus
Het geheel is inmiddels opgeleverd en voldoet prima. De site is fris en heeft zeker ten opzichte van de concurrenten de juiste uitstraling. We krijgen zeer goede respons uit het veld.
De inschrijvingen en de daarbij horende bevestigingen besparen ons een hoop tijd en voor de klant is het prettig om op die manier te boeken en direct daarna te weten dat het in orde is.
De functie van de stafsite wordt heel intensief gebruikt. Het is de juiste manier om binnen de staf te kunnen communiceren en werkafspraken te maken. Ook vanuit de organisatie geeft het korte lijnen naar iedere medewerker en werkt dus veel beter en efficiënter dan bijvoorbeeld via de mail.
Ook deze case is een goed voorbeeld van hoe organisaties meer kunnen bereiken met haar website. Bent u ook geinteresseerd in de mogelijkheden? Neem contact met ons op.
